Dobra prezentacja multimedialna to taka, która pomaga Ci podczas wystąpienia. To wizualizacja tego, o czym opowiadasz, a nie ściąga, z której czytasz Ty i Twoi słuchacze. Poznanie kilku podstawowych zasad pomoże Ci tworzyć atrakcyjne slajdy, które będą przykuwać uwagę, ale nie odwrócą jej od tego, co masz do powiedzenia. Przekonaj się, jakie to proste!

Prezentacje multimedialne dzielimy na dwa rodzaje – takie, które rozsyłamy do klientów lub innych pracowników, i te, które omawiamy slajd po slajdzie podczas spotkania. Te pierwsze muszą oczywiście zawierać treści wyczerpujące dany temat lub na tyle szczegółowe, by klient bez konieczności dopytywania wiedział, czego dotyczy wysłany materiał, i mógł traktować go jako źródło wiedzy na temat naszej oferty. W drugim przypadku, który omówię w tym artykule, tekstu powinno być minimum, a poszczególne slajdy powinniśmy traktować jako uzupełnienie wystąpienia, a nie samodzielne źródła informacji.

Jak przygotować dobrą prezentację multimedialną bez względu na to, czy jesteś specjalistą ds. marketingu, pracownikiem działu komunikacji czy agencji marketingowej? Sposobów jest oczywiście dużo i dla każdego „dobra” będzie oznaczało coś nieco innego, jednak trzymanie się kilku prostych zasad zwiększy skuteczność tworzonych przez Ciebie prezentacji, sprawi, że będą bardziej czytelne i jeszcze bardziej atrakcyjne.

Chcesz przygotować prezentację multimedialną? I co teraz?

1. Zrób plan

To, jakie slajdy powinieneś przygotować, zależy od tego, jaki plan prezentacji przyjmiesz. Zastanów się, z jakich etapów będzie się składać. Wstęp, rozwinięcie, zakończenie to podstawowy schemat. Najbardziej rozbudowane jest oczywiście rozwinięcie, które musisz dostosować do tego, co przedstawiasz. Polecam przechodzenie od ogółu do szczegółu, by wzmagać zainteresowanie odbiorców. Dokładnie spisz, jakie wątki chcesz poruszyć, jakie dane chcesz pokazać, ile rzeczy zwizualizować – dzięki temu dowiesz się, ilu slajdów potrzebujesz.

2. Ile wątków, tyle rozdziałów

Każdą część prezentacji multimedialnej oddzielaj nowym slajdem tytułowym. Dzięki temu odbiorcy będą widzieli, że czas na kolejny moduł, a Ty zyskasz chwilę na krótkie wprowadzenie. Tytuł powinien być wyraźny i krótki, wystarczy hasło mówiące o tym, czego będzie dotyczyć dalsza część. Slajd tytułowy powinien składać się właśnie z krótkiego hasła i atrakcyjnego zdjęcia lub grafiki. Estetyka to bardzo ważny element Twojej prezentacji!

3. Gotowy, do startu… WOW!

Slajd otwierający prezentację powinien przykuwać uwagę. Ma zainteresować odbiorców, zachęcić do patrzenia w Twoim kierunku, to obietnica bardzo ciekawej prezentacji. Zadbaj o chwytliwy tytuł, wyróżnij go atrakcyjnym fontem i przede wszystkim znajdź dobre zdjęcie! Obraz potrafi wyrazić więcej niż nawet najlepszy tytuł. W zależności od tego, jaki wzór wybierzesz, poszukaj odpowiedniego zdjęcia. Możesz pokazać je w całości – w tym przypadku sprawdzi się minimalistyczne (jeśli ma wiele elementów, zamień je w wersję monochromatyczną), by tekst był na nim czytelny; jeżeli zamierzasz przykryć je kolorową półprzezroczystą aplą, może być bardziej skomplikowane.

4. Pokaż, na co Cię stać

Zdjęcia i filmy, które wykorzystujesz w prezentacji multimedialnej, powinny być wysokiej jakości. Jeżeli zdjęcie Ci się podoba, ale nie znalazłeś go w większej rozdzielczości, po prostu z niego zrezygnuj.  Jak dobrać zdjęcia? Ja korzystam z dwóch sposobów – albo wybieram fotografie związane z tematem prezentacji, albo abstrakcyjne, które są tylko tłem i stanowią jedynie wartość estetyczną. Przykład? Do prezentacji poświęconej projektowi kalendarzy użyłabym zdjęć związanych z czasem i jego upływem, a do oferty dla galerii z obrazami wybrałabym abstrakcyjne wzory. W sieci dostępnych jest wiele darmowych zdjęć (np. pixabay.com lub pexels.com), jednak ważne, by umieć odróżnić te atrakcyjne od kiczowatych. Nie wiesz jak? Przeglądaj portale graficzne, obserwuj na Instagramie światowej sławy fotografików, zapoznaj się z kilkoma książkami i artykułami poświęconymi identyfikacji wizualnej.

5. Mniej znaczy więcej

Zapisz tylko to, co najważniejsze do zapamiętania, żeby ludzie Cię słuchali, zamiast czytać to, co jest na slajdach. Nieważne, czy prezentujesz przed prezesem, dyrektorem, pracownikiem działu marketingu, czy przed znajomymi – zasady są te same. Jeżeli zaczynasz cytatem, zapisz go; jeśli mówisz o historii – podaj daty, miejsce albo jeden szczegół z nią związany. Wymieniasz coś? Wypisz listę rzeczy do zapamiętania, podkreśl najistotniejsze punkty. To, co napiszesz, połącz z atrakcyjnym obrazem – jako tłem lub jako wizualizacją tego, o czym mówisz.

6. Liczby w roli głównej

Wykresy, diagramy, porównania – wizualizuj dane, tak łatwiej będzie je zapamiętać i analizować. Nieważne, czy opowiadasz o skomplikowanych wyliczeniach, czy o liczbie uczestników jakiegoś wydarzenia – pokaż to. Power Point pobiera dane z Excela, więc nie musisz wszystkiego przepisywać. Dbaj o czytelność wykresów. Twoi odbiorcy mają tylko chwilę, by im się przyjrzeć – pamiętaj o tym. Poza tym to Ty jesteś narratorem; to, czego na wizualizacjach nie widać, opiszesz i wyjaśnisz. Zawsze podawaj źródła informacji, na których bazujesz. To zwiększa Twoją wiarygodność. Przedstawianie danych w atrakcyjny sposób to nie lada sztuka, dlatego jeżeli tworzysz prezentację, z której będą korzystać też inni pracownicy Twojej firmy, warto zastanowić się nad skorzystaniem z usług agencji marketingowej, która przygotuje wykresy, diagramy itp. w atrakcyjny i czytelny sposób, a Ty zyskasz więcej czasu na pozostałe elementy.

7. Spójność, królowa porządku

Prezentacja Power Point (każda inna oczywiście też) powinna tworzyć spójną całość. Przyjmij jeden wzór slajdu na przekładki z rozdziałami; jeżeli podajesz jakieś ciekawostki – pamiętaj, by przedstawiać je w podobny sposób w każdej części prezentacji. Pokazujesz produkt, który chcesz sprzedać? Jeżeli pokazujesz go na kilku slajdach z rzędu, zwróć uwagę na zachowanie tej samej wielkości produktu, by uniknąć efektu „skakania” na poszczególnych slajdach. Przyjmij jeden font dla całej prezentacji (tekst o darmowych fontach, które sprawdzą się w prezentacjach i ofertach już wkrótce!), który będziesz modyfikować (wielkość, bold, italic). Na koniec upewnij się, że zbudowałeś logiczną całość, która pokrywa się z tym, co zamierzasz opowiedzieć.

Umiejętność tworzenia atrakcyjnych prezentacji multimedialnych m.in. w programie Power Point pomaga w podnoszeniu jakości wystąpień. Klarowne przedstawianie informacji i zaangażowanie odbiorców przełoży się na wzmacnianie Twojego wizerunku jako specjalisty i sprawi, że Twoje prezentacje będą bardziej skuteczne.  Często w firmach obowiązują gotowe szablony, z których należy korzystać. Sprawdź, czy szablon, z którego korzysta się w Twojej firmie, jest zgodny z powyższymi zasadami. Warto też zastanowić się nad zleceniem stworzenia atrakcyjnej prezentacji agencji marketingowej, co ułatwi i przyspieszy samodzielne tworzenie pokazów multimedialnych.

Koniecznie przeczytaj pozostałe części cyklu #prezentujdobrze:

cz. I – Pięć wskazówek dla marketerów, jak przygotować się do poprowadzenia prezentacji

cz. III – Jak rozpocząć prezentację, by ludzie Cię słuchali – 5 prostych sposobów

cz. IV – Ćwiczenie czyni mówcę! Zestaw ćwiczeń, które pomogą Ci podczas każdej prezentacji

cz. V – Nie jesteś sam, czyli jak utrzymać kontakt z odbiorcami podczas prezentacji biznesowych