Przed Tobą prezentacja do przeprowadzenia. Masz materiały, gotowe slajdy, wiesz, co chcesz przekazać i jaki efekt osiągnąć. A jak zamierzasz zacząć? Przedstawisz się? Opowiesz, o czym będziesz mówić na spotkaniu? A może od razu przejdziesz do rzeczy? Rozpoczęcie (nieważne, czy to biznesowe spotkanie, konferencja, czy prezentacja przed klientem) ma kluczowe znaczenie. Dlaczego? Jeżeli nie zainteresujesz swoich rozmówców na wstępie, później będzie już tylko coraz trudniej.

Z rozpoczęciem prezentacji jest jak z pierwszym wrażeniem. Decyduje o późniejszym odbiorze Twojej osoby. Masz kilka chwil, żeby przekonać swoich słuchaczy, że warto Cię wysłuchać. Warto je dobrze wykorzystać.

Na początek zadbaj o odpowiednią pozycję – to Ty i to, co masz do przekazania, powinno być w centrum uwagi. Jako prezenter powinieneś stać w pobliżu ekranu rzutnika, by móc na bieżąco wskazywać najważniejsze treści w prezentacji oraz skupiać uwagę odbiorców odpowiednią gestykulacją. Gdy stoisz, Twój głos jest mocniejszy, lepiej Cię słychać i łatwiej reagować Ci na to, co dzieje się wśród odbiorców.

Oczywiście nie wszystkie sale są do tego przystosowane. Prowadziłam prezentacje w tak niewielkich pomieszczeniach, że stanie obok ekranu byłoby po prostu niewygodne, więc jedynym wyjściem jest poprowadzenie pokazu na siedząco. Zdarza się także, że prezentacje u klientów od razu przyjmują formę roboczych spotkań w zespole projektowym, i odłączenie się od grupy oraz wyjście na środek sali mogłoby zostać źle odebrane – szczegóły decydują o całokształcie!

Zanim wystartujesz

Jeżeli wszystko jest już gotowe, wybiła godzina Twojej prezentacji, stoisz na środku sali konferencyjnej, ale Twoi słuchacze nadal sprawdzają e-maile, rozmawiają, nie zajęli swoich miejsc – nie zaczynaj. Spokojnie zaczekaj, aż skupią się na tym, po co przyszli, czyli na wysłuchaniu Twojej prezentacji.

• Bądź gotów do rozpoczęcia w każdej chwili, niech Twoja sylwetka pokazuje, że możesz zaczynać prezentację. Jeżeli staniesz gdzieś z boku lub usiądziesz w kącie na krześle, nikt nie przejmie się Twoją obecnością.
• Poproś o odłożenie laptopów i smartfonów na kilka chwil, by jak najefektywniej wykorzystać czas przeznaczony na prezentację. Tylko raz zdarzyło mi się, że kilku słuchaczy zignorowało tę prośbę. Przeprosili jednak i wyjaśnili, że to wyjątkowa sytuacja i muszą być w stałym kontakcie z innymi członkami zespołu.

Dla wygody korzystaj z pilota do zmiany slajdów bez konieczności podchodzenia do laptopa. Dodatkowa zaleta tego gadżetu jest taka, że trzymanie go w dłoni wielu osobom ułatwia gestykulację.

Zadbaj o coś do picia. Szklanka wody okaże się zbawienna, gdy nagle zaschnie Ci w gardle, czy to ze stresu, czy po prostu z intensywnego mówienia. Nie polecam kawy (kawosze, wybaczcie!) – często sprawia, że w gardle zasycha jeszcze bardziej – ani soków cytrusowych, które z kolei pobudzają produkcję śliny, a to też nie zawsze pomaga.

Wszystko jest po coś

Bez względu na etap prezentacji powinieneś pamiętać, co jest celem i tematem. To ma znaczenie nawet podczas przedstawiania się! Twoi odbiorcy traktują Cię jak eksperta, więc potwierdź swoje kwalifikacje. Przykład? Jeżeli prowadzisz prezentację, która ma przekonać klienta do zmiany identyfikacji wizualnej, zaznacz, ile takich projektów z powodzeniem już przeprowadziłeś, dla jak dużych marek pracowałeś lub jakie wykształcenie posiadasz, oczywiście jeśli jest to kierunek, z którym projektowanie graficzne czy branding można powiązać. Opowiadasz o evencie, jaki chcesz zorganizować dla firmy? To, że skończyłeś filozofię i masz patent żeglarski, nikogo nie zainteresuje i z punktu widzenia prezentacji nie ma żadnego znaczenia. Chyba, że event ma odbyć się na jeziorze ? Liczą się te informacje, które wzmacniają Ciebie jako eksperta.

Ważne, jak zaczynasz

Sposobów na interesujące rozpoczęcie jest naprawdę dużo. Poniżej przedstawię kilka, które sprawdzają się podczas spotkań biznesowych, a nie należą do trudnych. Nie musisz być pracownikiem agencji marketingowej, żeby prowadzić świetne prezentacje! W miarę nabierania wprawy znajdziesz inne propozycje, które będziesz mógł wykorzystywać.

1. Własne przeżycia

Opowiedz o tym, co Ci się przytrafiło, a co doskonale pasuje do tematu prezentacji. Chcesz przekonać zespół do organizacji eventu? Opowiedz o wydarzeniu, na którym byłeś kilkanaście lat temu, a które do dziś pamiętasz, bo było tak świetnie zorganizowane. Zaznacz, że podczas prezentacji pokażesz, jak to osiągnąć. Nigdy nie opowiadaj cudzych historii jako własnych.

2. Dobra historia

Odwołaj się do wydarzeń, które zdarzyły się naprawdę, przytocz historię kogoś znanego lub opisz sytuację, o której przeczytałeś. Oczywiście pamiętaj o temacie spotkania. Starasz się o sponsoring Twojego wynalazku? Może wspomnij o tym, że pierwszą siedzibą Apple był garaż i choć jesteś teraz na podobnym etapie, to dzięki odpowiedniemu wsparciu możesz osiągnąć ogromny sukces, który będzie też sukcesem Twoich sponsorów?

3. Cytat

Wybierz cytat, który jest powiązany z tym, co chcesz przedstawić. Zanim się na jakiś zdecydujesz, zapytaj innych, co o nim myślą. Granica między żenującym i oczywistym a motywującym i ciekawym jest wbrew pozorom dość cienka, dlatego przy wyborze tej metody trzeba być bardzo ostrożnym ? Jeżeli cytatu szukasz w internecie, sprawdź go w kilku źródłach, sieć jest pełna słów przypisywanych postaciom innym niż ich autorzy. Chcesz przekonać szefa do wprowadzenia zmian w obsłudze Waszych klientów? Dobrym rozpoczęciem może być np. cytat Jeffa Bezosa, CEO i założyciela Amazona: Nie martwi mnie ktoś, kto oferuje ceny o 5% niższe. Niepokoi mnie ktoś, kto może zaoferować lepsze doznania dla klienta.

4. Wyobraźnia ma ogromną moc!

Nic tak nie pobudza biznesowych umysłów jak wizja sukcesu. Poproś swoich rozmówców, żeby wyobrazili sobie swoją firmę za 5 lat. Większe przychody, więcej sklepów, zdobyte nagrody branżowe… Zaangażuj ich. Niech sobie to zwizualizują. Na koniec dodaj, że wiesz, co może pomóc w osiągnięciu tego stanu, wystarczy posłuchać ? Oczywiście wizja musi być wiarygodna i realnie odnosić się do tego, o czym będziesz opowiadał w dalszej części prezentacji.

5. Siedzimy w tym razem

Odwołanie do wspólnego doświadczenia zbliża Cię do rozmówców i od razu ich angażuje. W ostatnich dniach zdarzyło się coś, o czym uczestnicy na pewno będą wiedzieć? Nawiąż do tego. Jakiś czas temu uczestniczyłam w prezentacji, która odbywała się tego samego ranka, kiedy rolnicy w ramach protestu zablokowali jedno z warszawskich rond. Większość uczestników utknęła w korkach i spóźniła się na spotkanie. Prowadzący zaczął właśnie od nawiązania do tego i sprytnie przeszedł do dalszej części. Przez to, że sam był świadkiem tej sytuacji, od razu stał się bliższy uczestnikom. Inną odmianą tej metody jest odwołanie się do powszechnego banału, który będzie najprawdopodobniej dotyczył większości osób na sali, np. wszyscy chcielibyśmy lepiej zarabiać,  wszystkim nam zależy na osiągnięciu pozycji lidera itd.

Metod rozpoczęcia prezentacji jest więcej, jednak warto zacząć od tych najprostszych. Z czasem sam poczujesz się pewniej i zaczniesz wykorzystywać inne pomysły.

Najważniejsze to wypracować własny styl i czuć się swobodnie. Zastanów się, która z metod będzie pasować do charakteru prezentacji, którą masz przeprowadzić. Którą metodę wykorzystasz jaką pierwszą?

Koniecznie przeczytaj pozostałe części cyklu #prezentujdobrze:

cz. I – Pięć wskazówek dla marketerów, jak przygotować się do poprowadzenia prezentacji

cz. II – Skuteczna prezentacja multimedialna – 7 zasad dla marketerów i nie tylko

cz. IV – Ćwiczenie czyni mówcę! Zestaw ćwiczeń, które pomogą Ci podczas każdej prezentacji

cz. V – Nie jesteś sam, czyli jak utrzymać kontakt z odbiorcami podczas prezentacji biznesowych