Dobra prezentacja biznesowa nie powinna być monologiem! Nawiąż kontakt ze swoimi odbiorcami. Zbuduj z nimi relację. Prezentujesz nie dla siebie, lecz dla innych. Jeżeli Twoi słuchacze Cię „nie kupią”, będzie to oznaczało, że nie kupią też Twojego produktu, idei. Jak do nich dotrzeć? Rozmawiając!
Zapamiętujemy ludzi, którzy wzbudzają w nas emocje. Takich, z którymi wchodzimy w jakąś interakcję. Pamiętaj o tym zawsze, gdy przygotowujesz swoją prezentację i gdy jesteś w jej trakcie. Jak zostać zapamiętanym? Jak nawiązać kontakt ze słuchaczami, nawet gdy przyszli na spotkanie, bo kazał im szef, a nie z ciekawości? Sprawdź kilka prostych zasad.
1. Prezentacja biznesowa czas start: tu jestem!
Od początku zaznacz swoją obecność. Nawiązuj kontakt wzrokowy z osobami, które wchodzą na salę, przywitaj się z tymi, które wyrażą taką chęć (niektórzy od razu uciekają na koniec sali i znikają w czeluściach swoich laptopów), od czasu do czasu wspomnij, że cieszysz się, że prezentacja wzbudza zainteresowanie.
2. Warto posłuchać
Ludzie zniknęli za ekranami swoich smartfonów i laptopów? Poproś, żeby wyłączyli komórki, by efektywnie wykorzystać ten czas. Skupienie jest bardzo ważne, więc warto zadbać o pozbycie się dodatkowych rozpraszaczy.
3. Mów językiem korzyści
Dlaczego goście obecni na sali mają Cię słuchać? Co im to da? Pamiętaj, żeby zadawać sobie te pytania jeszcze na etapie tworzenia planu swojej prezentacji. Opowiadając o swoim produkcie, usłudze, pomyśle, zawsze używaj języka korzyści. Pokaż, co osobie, która Cię słucha, da wybranie Twojego produktu. To, że dany produkt jest szybki, mówi niewiele. Ale to, że dzięki jego szybkości użytkownik wykona swoje zadanie o połowę szybciej i będzie mógł spędzić więcej czasu z przyjaciółmi, brzmi już o wiele lepiej.
4. Kto pyta, ten dostaje odpowiedź?
Jak wejść w interakcję z odbiorcami? Zadając pytania. Dzielimy je na pytania zamknięte i otwarte. Odpowiedź na te pierwsze często brzmi „tak” lub „nie”, te drugie wymagają bardziej rozbudowanej wypowiedzi, więc odbiorca musi się bardziej zaktywizować. W zależności od podejścia, które wybierzesz, zadawane przez Ciebie pytania mogą być tylko wstępem do dalszej części Twojej wypowiedzi (czyli odpowiadasz sam sobie) lub wejściem w dyskusję z odbiorcami, zaangażowaniem w prezentację. Przedstawiasz na slajdzie coś, co na pierwszy rzut oka trudno zidentyfikować? Zapytaj, co ich zdaniem zaraz pokażesz. Prezentujesz liczby związane z firmą lub branżą? Niech uczestnicy obstawią, czego dotyczą. Rozbudź w nich nutę hazardzistów ?
5. Zauważaj i słuchaj
Ktoś z sali zadał pytanie? To świetnie! Doceń, że zwrócił na coś uwagę. Skrytykował to, o czym mówisz? To też warto docenić – może jego inny punkt widzenia może rozwinąć Twoją propozycję? Doprecyzuj, o co może mu chodzić. Pomogą pytania pogłębiające. Jak ich używać?
- To mi się nie podoba! – Co to znaczy? Co dokładnie się Panu nie podoba? Jak zrobiłaby to Pani inaczej? Dlaczego?
- To jest za małe – Co to znaczy za małe? O ile za małe? O jakich proporcjach Pan myśli?
- Nie czuję tego! – Co ma Pani na myśli? Dlaczego? Jak w takim razie można to wykorzystać inaczej?
Odwołuj się do doświadczeń swoich słuchaczy. Nawiązuj do tego, co wcześniej powiedzieli. Pokazuj, że uważnie ich słuchałeś.
6. Gadżet, Twój przyjaciel!
Biznesowe spotkania mają to do siebie, że czasem trudno odróżnić jedno od drugiego. Tempo pracy jest duże, wymaga wielu decyzji, wielu spotkań i prezentacji. To normalne, że Twoi odbiorcy mają problemy z utrzymaniem uwagi, zwłaszcza gdy Twoja prezentacja jest jedną z ostatnich tego dnia lub jeśli tuż po niej mają ważne zadanie.
Wykorzystanie przedmiotów, które pochwycą uwagę odbiorców, to nie lada sztuka! Warto się jej jednak nauczyć, by zostać jeszcze lepiej zapamiętanym. Jak wykorzystać przedmioty w prezentacji?
a) Gadżet jako wprowadzenie
Twoja prezentacja biznesowa może rozpocząć się od pokazania przedmiotu, który przedstawisz na przykład jako symbol firmy, w której jesteś, lub jako metaforę sukcesu itp. Przykład? Prowadziłam kiedyś prezentację z tworzenia chwytliwych tytułów w mejlach sprzedażowych. Prezentację miałam wyznaczoną na godzinę 17, wiedziałam, że wszyscy będą już zmęczeni i będą rozmyślać o powrocie do domu. Jak zaczęłam swoje wystąpienie? Na chwilę zgasiłam światło w sali, słychać było cichnący szept uczestników. Po chwili włączyłam małą świecącą ozdobę, która była jedyną rzeczą widzianą w ciemnym Porównałam tę sytuację do chwytliwego tytułu wiadomości, dzięki któremu widać ją pośród setek innych przekazów reklamowych w skrzynkach odbiorczych. To zaskakujące rozpoczęcie rozruszało grupę na tyle, że mimo końca dnia pracy ludzie znaleźli czas na pytania nawet po skończonej prezentacji!
b) Wizualizacja
Jeżeli opowiadasz o konkretnych przedmiotach/ grafikach/ planach, możesz podczas mówienia o nich lub tuż po opisaniu ich, rozdać je uczestnikom, żeby mogli sprawdzić wielkość, fakturę, o coś zapytać, porównać. Uwaga! Istnieje ryzyko, że odbiorcy przestaną Cię słuchać, więc jeżeli nie czujesz się na tyle pewnie, żeby opanować taką sytuację, rozdaj poglądówki dopiero na koniec prezentacji.
Z czasem sam wypracujesz metody na angażowanie swoich odbiorców w prezentacje biznesowe, które prowadzisz. Bez względu na to, czy pracujesz w agencji reklamowej, tworzysz reklamy, jesteś specjalistą ds. marketingu, zakupowcem lub menadżerem, czy też urzędnikiem – ta umiejętność na pewno Ci się przyda!
Koniecznie przeczytaj pozostałe części cyklu #prezentujdobrze:
cz. I – Pięć wskazówek dla marketerów, jak przygotować się do poprowadzenia prezentacji
cz. II – Skuteczna prezentacja multimedialna – 7 zasad dla marketerów i nie tylko
cz. III – Jak rozpocząć prezentację, by ludzie Cię słuchali – 5 prostych sposobów
cz. IV – Ćwiczenie czyni mówcę! Zestaw ćwiczeń, które pomogą Ci podczas każdej prezentacji