Jesteś świetnie przygotowany, slajdy Twojej prezentacji są małymi dziełami sztuki, wiesz, że masz najlepszą ofertę pod słońcem, a sporą część poranka poświęciłeś na nienaganne wyprasowanie koszuli – wszystko musi pójść zgodnie z planem! No właśnie – musi? A jeśli Twój plan idealny zaburzy ktoś, kto prezentacją nie jest zainteresowany lub nie zgadza się z tym, co mówisz?

Spocone dłonie, przyspieszone bicie serca, suchość w gardle i obawa, że nie wydobędę z siebie głosu –  to moje początki z wystąpieniami publicznymi. Na szczęście dzięki ćwiczeniom, motywacji i zwykłej chęci dziś nie sprawiają mi żadnego problemu… choć oczywiście dawka pozytywnego stresu została! Gdy udało się opanować obawę przed wystąpieniami samymi w sobie, większa świadomość sprawiła, że zaczęłam obawiać się kolejnej rzeczy – słuchaczy. Co będzie, jeśli ktoś zada mi pytanie, na które nie znam odpowiedzi? A jeśli będzie mi przerywał lub co gorsza – jeśli nie będą mnie słuchać? Ta wizja bardzo mnie martwiła. Z czasem nauczyłam się jednak reagować na różne zachowania odbiorców. Co więcej – to dla mnie bardzo cenna informacja zwrotna na temat mojej pracy i tego, co ewentualnie mogę robić inaczej.

Jak poradzić sobie z różnymi zachowaniami słuchaczy podczas prowadzenia prezentacji biznesowych? Poniżej dzielę się kilkoma sposobami, które powinny pomóc. Większość z nich przetestowałam sama, część przetestowali moi współpracownicy podczas swoich prezentacji.

1. Zaciekawiaj

Ktoś przysypia, ostentacyjnie ziewa, nie zwraca uwagi na to, co mówisz? Jeżeli należy do grona osób decyzyjnych, to może być duży problem – prawdopodobnie nie zapamięta niczego z Twojej prezentacji. Jak tego uniknąć? Przede wszystkim zastanów się, co może być powodem.

Jeżeli masz pewność, że nie doprowadził go do tego Twój sposób prowadzenia prezentacji, rozwiązań jest kilka:

• Zadaj pytanie otwarte i spróbuj pokierować dyskusją tak, aby to właśnie najwięcej ziewająca osoba musiała odpowiedzieć.
• Jeżeli masz taką możliwość, użyj jakiegoś przedmiotu jako wizualizacji tego, o czym mówisz, i podaj uczestnikom, aby ich nieco zaktywizować.
• Zapytaj, czy może potrzebna jest przerwa na kawę. To rozwiązanie sprawdzi się, jeżeli Twoja prezentacja ma potrwać więcej niż 1,5 godziny. Przy krótszych prezentacjach takie rozbicie niestety może wpłynąć na ponowne zainteresowanie uczestników, jednak już samo zadanie pytania będzie jasnym sygnałem dla słuchaczy, że pora przynajmniej spróbować skupić się na prezentacji.

Jeżeli jednak na widok ziewających uczestników w Twojej głowie miga czerwona alarmująca lampka i podejrzewasz, że nie tylko fizjologia ma wpływ na reakcje słuchaczy, pamiętaj o tych podstawowych zasadach utrzymania uwagi:

• Moduluj głos, stosuj pauzy – mów ciszej, głośniej, wolniej lub szybciej; urozmaicaj to, co i jak mówisz (o ćwiczeniach na intonację głosu pisałam tutaj).
• Zadawaj pytania otwarte.
• Mów krótkimi zdaniami, używaj porównań.
• Gestykuluj, wykorzystuj przedmioty do wizualizacji (o tym możesz przeczytać tutaj).

2. Postaraj się zrozumieć

Ktoś skrytykował fragment Twojej prezentacji? Uważa, że usługa, którą prezentujesz, powinna wyglądać inaczej? Sprawdź, o co dokładnie mu chodzi! Zadawaj pytania pogłębiające, dowiedz się, co ma na myśli, mówiąc „nie czuję tego”, „to nie to!”, „to jest za duże/za małe” itp. Parafrazuj, czyli omawiaj słowa rozmówcy, upewnij się, że go dobrze rozumiesz. Ktoś ostentacyjnie prycha i krzywi się, gdy o czymś opowiadasz? Takim zachowaniem odwraca uwagę innych słuchaczy od prezentacji, więc dobrze jest wyjaśnić sytuację. Zapytaj, czy dobrze rozumiesz tę mimikę i czy oznacza ona, że pan/pani uważa inaczej. Nie zgadza się z tym, co mówisz? Często okazuje się, że wystarczy coś doprecyzować, by zjednać sobie osobę pozornie niechętną.

3. Zaangażuj

Jeżeli ktoś notorycznie przeszkadza Ci podczas prezentacji, możesz też uczynić go… ekspertem! Zapytaj, co sądzi o danym zagadnieniu, poproś, żeby podzielił się swoimi doświadczeniami, wciągnij go w dyskusję. Pokaż, że liczysz się z jego zdaniem.

Oczywiście ta metoda nie w każdym przypadku się sprawdzi. Wtedy nie pozostaje nic innego, jak jasno zakomunikować, że pewne zachowania są niewskazane. Jeżeli mówisz o tym, co Ci przeszkadza zawsze odnoś to do siebie.

TAK: Trudno mi się skupić, gdy słyszę, że pan rozmawia.

Rozprasza mnie pan, przez co mogę nie zdążyć z przekazaniem grupie wszystkich informacji.

NIE: Źle się pan zachowuje i przeszkadza grupie. Jest pan niekulturalny!

Jest pani głośna i denerwuje mnie i innych!

4. Bądź opanowany

Złość i irytacja – to rodzaj reakcji, która wzbudza we mnie największy przestrach, zwłaszcza gdy nie wiem, co jest powodem takiego zachowania! Jak zareagować? Przede wszystkim trzeba być spokojnym i opanowanym – i dopytać, co dokładnie wzbudziło tak silną reakcję. Być może doszło do zwykłego nieporozumienia, a może faktycznie popełniliśmy jakiś merytoryczny, nieakceptowalny przez specjalistów w danej dziedzinie błąd. Może okazać się, że chwila wyjaśnienia wystarczy, by złagodzić sytuację. Jeżeli jest jednak inaczej i nasz rozmówca nie odpuszcza, dobrze jest przynajmniej spróbować przekonać go, by dokończyć tę dyskusję po prezentacji.

Z pewnością pomoże odwołanie się do argumentów, jak np. chęć sprawdzenia odpowiedzi w międzyczasie lub skonsultowania prezentowanego rozwiązania z zespołem projektowym i oczywiście szacunek do czasu innych uczestników, którzy nie są zaangażowani w tę wymianę zdań.

5. Miej dystans

Żartowniś. To typ, z którym – przyznaję – najtrudniej jest mi sobie poradzić. Jeden żart powiedziany na forum rozluźnia atmosferę podczas spotkania i zmniejsza dystans między prezenterem a słuchaczami. Ale co, jeśli spotkanie przeradza się w stand up comedy? Tu tylko dystans nas ratuje. I stanowczość. Warto jasno zaznaczyć, że choć żarty są przednie, świetnie będzie ich posłuchać po spotkaniu. Teraz przecież wszystkim zależy, by jak najefektywniej wykorzystać okazję do dyskusji i poznania nowych pomysłów.

Choć początkowo opisane wyżej sytuacje wydają się przerażające, z czasem każdy prezenter wypracuje metody, które pozwolą mu na opanowanie podobnych incydentów. Oczywiście reakcję zawsze trzeba dostosować do konkretnej sytuacji i zachować otwartość umysłu. Postępowanie zawsze według tego samego schematu się na pewno nie sprawdzi.

Z jakimi trudnymi sytuacjami spotkaliście się podczas prezentacji? Podzielcie się w komentarzach swoimi doświadczeniami!

Koniecznie przeczytaj pozostałe części cyklu #prezentujdobrze:

cz. I – Pięć wskazówek dla marketerów, jak przygotować się do poprowadzenia prezentacji

cz. II – Skuteczna prezentacja multimedialna – 7 zasad dla marketerów i nie tylko

cz. III – Jak rozpocząć prezentację, by ludzie Cię słuchali – 5 prostych sposobów

cz. IV – Ćwiczenie czyni mówcę! Zestaw ćwiczeń, które pomogą Ci podczas każdej prezentacji

cz. V – Nie jesteś sam, czyli jak utrzymać kontakt z odbiorcami podczas prezentacji biznesowych